Queridos lectores de manera inicial compartimos con ustedes dos afirmaciones que se refieren al ámbito de los archivos y su núcleo social: La primera, toda institución pública o privada cuenta con un archivo y la segunda, todo archivo se halla “organizado” ya que si no se encuentra “organizado” no es archivo.
Vayamos analizando con calma las razones que nos llevan a pensar afirmativamente en la primera cuestión de que toda institución tiene un archivo. No será una exageración creer que el dicho popular de “papelitos cantan” se cumple a cabalidad en las relaciones entre instituciones y ciudadanos.
Por ejemplo cuando demandamos un derecho o una solicitud como el del goce de una canchita y un área de recreación de barrio para nuestros niños lo primero que presentará la junta vecinal serán documentos para tal efecto; y suponiendo que pasados algunos años la obra no fue concretada de seguro esos mismos expedientes documentales harán cumplir o “cantar” vuestras exigencias. Si esto sucede así entonces podemos decir que los documentos tienen dueño que es el creador que en una primera instancia los tiene a potestad para su trámite o cumplimiento y cuando estos documentos hayan concluido dicho trámite o su utilización sea escasa, esa condición de titularidad cambiará para resguardo y conservación de/en un archivo.
Entonces el archivo cumplirá el deber de conservar, proteger y accesibilizar los documentos a través de normas de archivo e instrumentos de descripción (guías, inventarios y catálogos) que efectivicen la pronta recuperación informacional requerida por los usuarios ello es muy importante, por ejemplo los usuarios de un archivo histórico que en su mayoría son investigadores, docentes y estudiantes querrán a la mano catálogos de documentos del siglo XIX; y los usuarios de un archivo de oficina que empezando de los jefes y gerentes hasta todo el que involucre tal necesidad administrativa querrán también informes de gestión, balances contables, contratos, etc.
En un tiempo tan apresurado como en el que vivimos la agilidad de responder a los requerimientos de documentos depende mucho del archivo, de sus responsables, encargados y personal en general; de las responsabilidades de archivo y las metas que quiere cumplir el mismo, de su metodología en el tratamiento archivístico y organización (VER CUADRO 1.1); de sus proyecciones y también de sus recursos. Entonces toda institución entendiéndola en un sentido amplio, ya sea esta una junta vecinal, un banco, una empresa, un sindicato o una familia tiene en sus adentros una archivo. Existe un archivo por cada institución que exista o haya existido por ello los documentos no existen por banalidad sino por causa natural de ser mudos testigos de actos humanos.
CUADRO 1.1 OBJETIVOS QUE SE PRETENDEN CUMPLIR EN UN ARCHIVO
OBJETIVOS POSIBLES
Organización de los documentos
- Identificación de series, Clasificación, Elaboración de cuadro de clasificación, Ordenación e Instalación,
Gestión y Control de Expedientes
- Normalización de formularios,
Racionalización de los procedimientos.
Gestión Automatizada de los Documentos
- Correo Electrónico.
Control o Gestión de la información
- Gestión de todos los documentos de la Oficina y conexión a otras fuentes de información.
De acuerdo a la archivera española Paloma Gil Fernández
Se puede comparar al conjunto de documentos de archivo con el hígado del cuerpo humano ya que en ambos las funciones que realiza a veces pasan desapercibidas – sin ser tomadas en cuenta muchas veces – y es el único órgano que no muestra dolencias cuando existe malestares. Pero qué malestares existe o puede mostrar un archivo, vayamos respondiendo la segunda cuestión de inicio. Muchas veces se habla de “archivos desorganizados”, y esta es un error de fórmula ya que todo archivo conlleva una organización, de manera concisa un montón de documentos y “papeles” sin organización no es un archivo. Pero si existen archivos mal organizados a razón de no cumplir el tratamiento y principios de la ciencia archivística y que si no se logra tal reparación sin duda representará más adelante para el órgano productor (sea esta una institución pública, privada o una familia) la nula recuperación o hallazgo de documentos requeridos que no es otra cosa que la muerte en sí misma del archivo ya que un archivo mal organizado es muchas veces inutilizable.
Cómo se evita que un hígado o un archivo esté sano y se halle saludable, tanto médicos como archiveros son quienes encontrarán la respuesta. En un archivo se realizará metodologías de trabajo, se aplicarán las fases de identificación, clasificación (que conlleva la creación de un cuadro de clasificación), ordenación de acuerdo a los sistemas cronológico, numérico y alfanumérico, descripción (utilización de normas internacionales como la ISAD G), digitalización e instalación de los documentos. Recordemos que un archivo saludable es aquél en el que eficazmente se puede recuperar la información de sus documentos resguarda y nos brinda seguridad y confianza en su acceso.
Para concluir, una iniciativa que nos parece del todo merecedor de difusión es el interés del Instituto Técnico Auza Arnez en la capacitación de archivos a través del Curso – Taller de Organización y Manejo de Archivos, Bibliotecas y Gestión Documental. Sobre cursos - talleres de archivos y bibliotecas en Oruro, sabemos que se realizaron pocos y el último fue hace dos años atrás aproximadamente, sobre Gestión Documental es el primero que se realiza en nuestra ciudad.
Imagen 1, Internet, en: gradoseis.blogspot.com
Fuente: LA PATRIA
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