Un archivo es y son muchas cosas. Etimológicamente proviene del latin archīvum, y este, a su vez del griego αρχεīονque significa “residencia de los magistrados”. Algunos asemejan un archivo con la memoria humana –los recuerdos que se almacenan en ella y perdura en las sociedades, otros con una oficina o casona donde existen “papeles”.
Algunas definiciones de “archivo” para el Diccionario de la Lengua Española son las siguientes: 1. Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades. 2. Lugar donde se custodian uno o varios archivos. 3. Espacio que se reserva en el dispositivo de memoria de un computador para almacenar porciones de información que tienen la misma estructura y que pueden manejarse mediante una instrucción única. 4. Persona que a en quien se confía un secreto o recónditas intimidades y sabe guardarlas. Podemos entender que tal palabra “archivo” es polisémica su significado aún sigue causando confusiones en el entendimiento por tal razón en las siguientes líneas veremos lo que es un archivo a partir de la ciencia que estudia los archivos, la archivística.
José Ramón Cruz Mundet en Administración de documentos y archivos (Madrid, 2011) muestra definiciones de lo que sería un archivo: Por ejemplo para el lejano archivero sir Hilary Jenkinson, en 1947 los archivos “son documentos acumulados por un proceso natural en el curso de la tramitación de los asuntos de cualquier tipo, público o privado, en cualquier fecha, y conservados después para su consulta, bajo la custodia de las personas responsables de los asuntos en cuestión o por sus sucesores”. El diccionario de terminología archivística del Consejo Internacional de Archivos (CIA), escribe Cruz Mundet, lo define con tres acepciones: “(1) Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, ya trasmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico. (2) Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos. (3) Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos”.
Contemporáneo a nuestros días, los archiveros bolivianos Luis Oporto y Carola Campos al respecto escriben en Guía práctica para la organización de archivos administrativos (La Paz, 2009) que el archivo es “la base fundamental de la estructura archivística, y sin importar en lo absoluto el soporte de la información, puede ser un documento impreso, sonoro o electrónico. El único requisito que debe cumplir un documento para ser considerado de archivo es que refleje la comisión de un acto administrativo o de un acto personal, es decir, debe constituir una prueba fehaciente del hecho, y en este sentido, debe generarse en un entorno legal (…)”.
Sumariamente, un archivo son tres cosas: Un conjunto orgánico de documentos, la institución que se encarga de su administración y un local donde se conservan los documentos. Para no olvidar un archivo no conserva “papeles” sino documentos organizados o en etapas de organización de acuerdo al tratamiento archivístico (identificación, clasificación, ordenación y descripción), los archivos deben brindar servicio a la sociedad. De acuerdo a su personalidad jurídica los archivos serán públicos y privados; por el clásico ciclo vital de los documentos existirán archivos de oficina, centrales, intermedios e históricos. Y por su ámbito geográfico serán regionales, departamentales, provinciales y municipales.
Hace algunos años atrás, la archivera española Antonia Heredia publicó un libro de lectura amena, titulado ¿Qué es un archivo? (Gijón, 2007). Cuando tuve esta obra en mis manos, tal interrogante de la portada hizo eco en mi pensamiento para conocer y aún tratando de descifrar si nuestra gente cuenta con respuestas homogéneas y de qué tipo.
Esperemos que este espacio haya podido acercarnos a la realidad de los archivos, tratándose de Oruro donde cuenta con varios archivos públicos y privados. Algunos aún son desconocidos por la sociedad, citemos a algunos: El Archivo Histórico de la Casa de la Cultura, el Archivo Judicial de Oruro, El Archivo Histórico Minero Regional Oruro de la Comibol y el Archivo de la Biblioteca Municipal. Los archivos son útiles a la sociedad, tanto a sus instituciones productoras de documentos como también a las personas interesadas en el pasado (investigadores, historiadores, sociólogos, demógrafos, etc.), no por nada un archivo es útil para la administración en entidades de gobierno, municipales, judiciales, religiosas, empresas, bancos, fábricas, universidades y demás. Sin duda en cada entidad existe un archivo sea este público o privado, entonces ¿qué es un archivo?: La memoria institucional, colectiva, cívica y las huellas del pasado – presente que se deslizan en los documentos de nuestro pueblo.
Fuente: LA PATRIA
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